Полезно
01.09.2023
Колкото и да „чукаме на дърво“ и колкото и да не ни се иска, кризи се случват. Дали ще е разрушително земетресение, спиране на тока, пожар или драстичен скок в цената на газа, това неминуемо ще засегне и бизнеса ни. Доколко това обаче би ни се отразило разрушително за бизнеса ни, в немалка степен зависи и от нас. Добрата новина е, че наличието на добър план за действие при кризи може да ви осигури известна защита.
Дори и по време на криза е важно компанията да продължи да работи нормално и нищо да не се отрази на отделните процеси или ефектът да е минимален. Независимо каква е кризата – малка или голяма, едно добро планиране ще спести много стрес и може би дори ще спаси компания ви. Една бизнес криза би могла да доведе до сериозни загуби, до увреждане на репутацията или направо да застраши съществуването на компанията ви. Клиентите е много вероятно да не простят грешки, особено когато е било възможно да бъдат предотвратени с подходящо планиране.
Независимо от размера на компанията, е добре да имате план за непрекъснатост на бизнес процесите. Разбира се, за една по-малка компания би било неефективно да заделя големи ресурси за планиране, каквито би могло да се наложи една голяма да направи, и планът всъщност да е съвсем кратък и простичък.
Ще се опитаме да синтезираме накратко важните според нас неща, на които е добре да се обърне внимание.
В основата си това е способността на служителите на една компания да продължат да извършват ежедневните си задачи и работа до голяма степен незасегнати дори по време и след криза/инцидент или способността компанията да възстанови работа възможно най-бързо и с най-малко прекъсване. Планът за непрекъснатост на бизнеса се отнася основно до непредвидими събития и потенциални заплахи, като природни бедствия, пожари, пандемии, прекъсвания на веригата за доставки, кибератаки, загуба на ключов персонал, загуба на ключови ИТ системи и други външни заплахи. Човешката грешка също не е за подценяване и нерядко стои в основата на бизнес кризите.
Оперативната непрекъснатост означава процесите, които персоналът ви извършва като част от ежедневните си задължения, да продължат без прекъсване, например оферти, договори, доставки, издаване на фактури, обработване на плащанията и т.н.
Организациите разчитат на технологиите, за да работят нормално, и е важно да си осигурят непрекъснатост за системите си. Този тип непрекъснатост на бизнеса се фокусира върху възстановяването на ИТ системи и данни в случай на технологична повреда или пробив. Той включва стратегии за архивиране и възстановяване, репликация на данни и мерки за резервиране, за да се гарантира, че критичните ИТ услуги могат да бъдат възстановени бързо. Това би означавало например включително да осигурят резервирана интернет свързаност, да подсигурят резервни копия на данните си, да разположат данните си на сигурно и резервирано място. Тук центровете за данни и бекъп услугите играят съществена роля за осигуряване на необходимото спокойствие.
Организациите разчитат на доставчици и партньори, за да доставят стоки и услуги. Непрекъснатостта на веригата за доставки включва създаване на стратегии за смекчаване на рисковете, свързани с прекъсвания във веригата за доставки, като неизправности на доставчици, проблеми с транспорта или геополитически събития.
За компаниите засегнати от криза не само е важно процесите им да продължат с нормален темп, но и да запазят доходността от бизнеса си, т.е. не само да не прекъсват дейността си, но и да продължат да работят на печалба. Това може да означава и да положат допълнителни усилия да намалят загуби на средства поради настъпването на инцидент. Финансовото планиране е от съществено значение за поддържане на бизнеса по време на икономически или финансови кризи. Това може да включва поддържане на парични резерви, диверсификация на потоците от приходи и наличие на налично финансиране за извънредни ситуации.
За всяка компания е важно винаги да разполага с достатъчно качествен персонал за свършването на определен тип задачи. Загубата на ключови хора също е криза и за някои бизнеси може да бъде и сериозно застрашаваща дейността им. Намаляването на броя им поради болест или други причини би могло също да наруши нормалните процеси. Затова и планирането човешките ресурси е също важен елемент от оперативната дейност на една компания. Този тип непрекъсваемост се фокусира върху гарантирането, че персоналът на организацията може да продължи да работи по време на прекъсвания. Това може да включва договорености за отдалечена работа, кръстосано обучение на служители за различни роли или наличие на резервни екипи.
За служителите на една компания е важно да се чувстват сигурни и защитени на работното си място и всяка компания следва да се стреми да им осигурява удобно, спокойно и безопасно работно пространство. Дори в период на криза служителите следва да разполагат с правилните инструменти, за да вършат работата си ефективно. Безопасността на клиентите и служителите следва е основен фокус за всеки бизнес.
Осигуряването на наличност на физически съоръжения и инфраструктура е важно. Това включва наличие на резервни съоръжения, източници на захранване и други ресурси за предотвратяване на прекъсвания поради събития като природни бедствия. Организациите следва да вземат предвид заплахите върху физическото съществуване на помещенията и сградите, където се работят служителите й и да вземат мерки за начините за предотвратяването на възможни инциденти и защитата им.
Гарантирането на сигурността и поверителността на чувствителните данни е от решаващо значение за непрекъснатостта на бизнеса. Пробивите в сигурността могат да причинят големи щети за вашата дейност, безопасност и репутация. Част от плана следва да включва и дейности за защитата на данните на клиентите и служителите, важна бизнес информация и дейности в случай на компрометирането й. Мерки като криптиране, контрол на достъпа и редовни проверки на сигурността помагат за предотвратяване на пробиви на данни, които биха могли да нарушат дейността.
Добрата репутация и референции от клиенти водят до ръст на приходите и проспериране на компанията. В същото време обаче опетнената репутация може да доведе до сериозен отлив от клиенти и големи загуби.
Ефективната комуникация е жизненоважна по време на криза. Наличието на планове за комуникация със служители, заинтересовани страни, клиенти и обществеността може да помогне за управление на ситуацията и поддържане на доверие.
Всички тези видове непрекъснатост на бизнес процесите и свързаните с тях заплахи следва да бъдат елемент и от плана.
Някои процеси в работата на компанията имат водещо значение за съществуването й и запазването им в случай на криза/инцидент следва да бъде с приоритет. Фокусът и усилията следва да се насочат най-вече в тази посока, за да не се хабят излишни усилия в период на криза за опазване на маловажни процеси. Затова е важно да се направи анализ кои са ключовите процеси и да се предприемат мерки да са добре защитени.
При добър анализ на потенциалните заплахи от кризи и навременно взети мерки, е доста по-голяма вероятността негативните ефекти от инцидент да бъдат сведени до минимум или дори напълно да се избегнат. Също както и при определяне на жизненоважните процеси за съществуването на компанията, следва да се предвидят и най-големите заплахи и потенциални кризи. Едва след като се опишат добре, ще стане по-лесно и да се обърне внимание на мерките, които са помогнат за елиминиране или намалявате на негативните ефекти и за бързото възстановяване на процесите, в случай на прекъсване поради криза.
Създаването на протоколи за реагиране при извънредни ситуации, инциденти и бедствия е от решаващо значение. Това включва определяне на роли, отговорности и комуникационни канали по време на началните етапи на прекъсване. При възникване на криза е най-важно служителите да не се чудят и колебаят как да постъпят, а всеки да знае към кого да се обърне и какви задачи има за справянето с нея, без да се налага да се допитва или да чака одобрение.
Разработването на план не е достатъчно, ако служителите на компанията не са наясно за съществуването му, със съдържанието му и къде да го намерят в случай на необходимост.
Редовното тестване на плановете за непрекъснатост на бизнеса и обучението на служителите гарантират, че всеки е наясно със своите роли и отговорности по време на криза. Настолните упражнения и симулираните сценарии помагат да се идентифицират пропуските и областите за подобрение.
При настъпване на кризисно събитие основната цел на плана е да запази основните процеси на компанията функциониращи или да намали времето на прекъсването им до възможния минимум.
Важен елемент на плана е не само как да се действа в случай на извънредни ситуации, но и кога е моментът и как компанията да се върне към нормалната си работа.
